FASE 1
Raccolta idee
La prima fase di un processo partecipativo strutturato è solitamente quello di raccogliere le istanze e le idee dei membri della comunità relative ad un tema o un problema da risolvere o semplicemente a fronte di un budget a disposizione e da investire (non spendere!). Questo può avvenire sia autonomamente tramite una piattaforma software che la presenza di banchetti o sportelli deputati a fornire assistenza o distribuire e raccogliere schede cartacee da inserire successivamente sulla piattaforma, oppure workshop face-to-face, finalizzati a potenziare il dialogo, lo scambio di opinioni e competenze, un’analisi tecnica preliminare.
L’obiettivo di questa fase è far emergere liberamente i bisogni esistenti nella comunità, le idee, ma anche le persone più attive e in grado di farsi portavoce di ogni singola istanza e costruire una prima “mappa” dell’esistente su cui deve agire tutto il processo partecipativo, migliorandola. Nei processi partecipativi semplici (ma spesso poco partecipati!) non vi sono delle fasi vere e proprie, così come non vi è la ricerca di una decisione collettiva, e si limitano alla sola raccolta di idee.
In alternativa, essa è funzionale a costruire e raccogliere proposte più strutturate (ed essere così organizzata come uno spazio di libera aggregazione) o semplicemente a selezionare direttamente (attraverso un voto) le idee più condivise su cui avviare l’analisi di fattibilità e la co-progettazione.
FASE 2
Co-progettazione
Una fase successiva in un processo partecipativo strutturato è quella relativa alla valutazione delle idee della comunità, alla ricerca di soluzioni possibili o alla selezione di quelle già fattibili - o potenzialmente tali - da portare avanti (solitamente tra le più condivise o selezionate con altri criteri oggettivi) ed alla loro trasformazione in veri e propri progetti realizzabili.
Si tratta di una fase e di attività solitamente poco partecipate perché richiedenti grandi competenze tecniche ed un elevato livello di dettaglio. Per questo l’uso della piattaforma in questi casi si limita alla pubblicazione di proposte strutturate (solitamente effettuata da un numero basso di cittadini) della loro valutazione tecnica (ad opera di personale tecnico abilitato) e di aggiornamenti e news (inclusa la comunicazione di workshop o incontri face-to-face) relativi principalmente all’attività di co-progettazione svolta solitamente dai tecnici e gli stessi proponenti delle idee o proposte.
FASE 3
Votazione finale
Si tratta dell’ultima fase di un processo partecipativo strutturato oppure dell’unica fase di una consultazione in cui si chiede il parere (più o meno vincolante) della comunità.
Nel secondo caso, l’organizzazione sottopone ad ultima istanza una serie di soluzioni ad un problema, tema o budget, da essa elaborate.
Nel primo caso si tratta della fase finale in cui, partiti con una raccolta aperta e libera di idee e passati attraverso il filtro di una pre-votazione, una valutazione tecnica ed di un’attività di co-progettazione, si giunge alla scelta finale tra un numero limitato di progetti immediatamente realizzabili e finanziabili. Anche in questo caso, il voto può avvenire sia autonomamente tramite una piattaforma software che attraverso l’organizzazione di banchetti o sportelli deputati a fornire assistenza o distribuire e raccogliere schede elettorali cartacee da inserire successivamente sulla piattaforma.
In ogni caso, trattandosi dell’atto finale da cui emergerà la decisione finale della comunità (o dell’organizzazione), è importante garantire che possano partecipare solo coloro aventi diritto. La fase si conclude con l’elenco della graduatoria finale e la selezione dei progetti o delle politiche da attuare.
FASE 4
Monitoraggio
Non è una vera e propria fase del processo partecipativo, né un ciclo di partecipazione, ma un’area dove poter seguire l’implementazione di tutti i progetti approvati e votati per essere realizzati.
E’ un ulteriore elemento di partecipazione ma soprattutto di trasparenza che dovrebbe connotare non solo i processi partecipativi ma ogni decisione che riguarda o ha implicazioni su tutta la comunità, indipendentemente dalla modalità con cui essa è stata presa.
Il monitoraggio consiste non solo di conoscere nel dettaglio i contenuti del progetto, i tempi e costi di esecuzione e le persone coinvolte, ma anche di osservare gli scostamenti rispetto alle previsioni iniziali, conoscendone le motivazioni.